Denk niet na, maar denk voor!

Wanneer je IT gaat uitbesteden, dan doe je dat vanuit een bepaalde strategische keuze en met een vooropgesteld doel. Bij het bepalen van die keuze en het vaststellen van het doel moet je echter ook de weg naar het gewenste eindresultaat meenemen in de afwegingen. Dit noemen we ‘de transitie’.

In veel gevallen wordt net dit onderdeel vergeten of wordt er te makkelijk over gedacht, zeker wanneer de noodzaak tot uitbesteden ‘voor het gevoel’ groter wordt gemaakt dan noodzakelijk. De kans is groot dat gedachten opborrelen als “De kosten voor het beheer van onze IT lopen de spuigaten uit” of: “we zijn het overzicht kwijt en kunnen de ontwikkelingen niet meer bijbenen”. In die gevallen is de kans groot dat er te weinig tijd voor wordt genomen, of dat simpelweg de transitie in zijn geheel over het hoofd wordt gezien.

De nadruk ligt dan vaak vooral op de keuze van de juiste leverancier of het tot stand komen van een goed contract. Uiteraard zijn dit ook zeer belangrijke zaken, maar wij adviseren om de transitie zeker niet te vergeten.

Na het tekenen van het contract zijn de problemen namelijk niet zomaar vanzelf opgelost. Sterker nog: dan begint het eigenlijk pas. Een niet goed uitgevoerde transitie kan grote nadelige (financiële) consequenties hebben. Zowel tijdens als na de transitie.

Maar waar moet je allemaal aan denken als het gaat om de transitie? En wat kun je dan met het resultaat van al dat denkwerk?

Daar hebben wij natuurlijk ook over nagedacht.

Hierbij de belangrijkste onderwerpen die wij in de jaren dat we ons met transities bezighouden steeds weer voorbij hebben zien komen. Zaken die we inmiddels dus eenvoudig kunnen voorzien en veelal kunnen voorkomen. En waar wel degelijk maatregelen voor te treffen zijn. Al in een heel vroeg stadium.

De 4 belangrijkste tips om tot het gewenste eindresultaat te komen bij IT-uitbesteding:

1. Imagineer!

Bedenk vooraf zelf al hoe de transitie zou kunnen verlopen. Om met Van Gaal te spreken: imagineer! Denk daarbij bijvoorbeeld aan de volgorde waarin de IT het beste overgezet wordt. De te kiezen leverancier komt zelf natuurlijk (ook) met een aanpak. Het is dan wel zo handig als je die dan direct goed kunt beoordelen en eventueel met handige alternatieven kunt komen. Of de leverancier kunt wijzen op specifieke knelpunten. Jij weet het beste wat bij de cultuur van de organisatie past en wat het beste werkt. Laat je daarover door een onafhankelijke partij adviseren als de kennis ontbreekt over hoe je de beste strategie kunt omzetten naar de beste aanpak.

2. Ruim eerst zelf op

Hou rekening met eigen kosten voor de transitie. De leverancier zal zelf een plan maken en bepalen wat de transitie gaat kosten. Maar activiteiten die erop gericht zijn eerst de IT omgeving op orde te brengen zitten daar bijvoorbeeld niet in. En dat is vaak toch echt nodig. Opruimen voordat je gaat verhuizen is altijd verstandig. Ook zal je zelf een transitieteam moeten opzetten om adequaat weerstand te kunnen bieden aan de druk die de leverancier met zijn team zal uitoefenen op de interne IT-organisatie. Wellicht moeten hiervoor externe transitiemanagers, projectmanagers, service managers, contract managers, technische specialisten, applicatiespecialisten en/of -architecten worden ingehuurd. Immers, alles wat de leverancier gaat opleveren zal moeten worden beoordeeld en geaccepteerd. Dat vraagt specifieke kennis en ervaring.

3. Maak zelf ook een plan

De IT-organisatie zal een grote verandering ondergaan tijdens de transitie. Van beheren van IT naar beheren van een leverancier (contract). Die organisatietransitie zal de leverancier niet uit handen nemen, dat moet je toch echt zelf doen. Maak dan ook een plan (voordenken) en zorg tijdig voor de juiste ondersteuning, mocht dat nodig zijn.

4. Bewaar het overzicht

Zorg dat je als klant altijd in de ‘lead’ blijft tijdens transities. Het is naïef om te verwachten dat de leverancier alles voor je regelt tijdens de transitie. Vaak zijn de transitiewerkzaamheden van de leverancier zelfs beperkt tot wat voor hen noodzakelijk is voor de overdracht en het beheer. Belangrijke aanpalende zaken worden buiten de scope gehouden en als aanname of randvoorwaarde opgenomen in het contract.

Als klant moet je dus altijd het overzicht houden en blijven controleren of echt alles wordt belegd, zowel intern als bij de leverancier. Zelf een ervaren transitiemanager inzetten is dan ook belangrijk voor succes.

De maatregelen komen allemaal neer op hulp zoeken waar nodig, goede afspraken maken met de leverancier en de regie niet uit handen geven (transitiemanagement). En dit alles zo vroeg mogelijk oppakken! Hoe later in het proces je nog zaken moet herstellen, hoe hoger de kosten. Dus hiermee starten als je de leverancier nog moet gaan selecteren is zeker niet te vroeg.”